賃貸管理会社を変更したい場合、何から始めればよいのか？

弊社(株式会社アーバンフォース)の賃貸管理(集金代行契約)は、区分マンションであればワンルームでも3LDKでも、間取りや㎡数を問わず一戸/月額2,000円(税別)、さらに毎月の家賃送金手数料は無料で提供しております。
月額2,000円(税別)と安価で集金代行を承れるだけでなく、家賃送金手数料が無料のため他社様よりも賃貸運営のランニングコストを抑えられることから、多くのオーナー様から賃貸管理のご相談が寄せられています。
大半のオーナー様はすでに賃貸管理をお願いしている会社があると思いますが、管理手数料が高い(総賃料の5～7％が一般的です)、管理会社のスタッフの対応が悪い(レスポンスが遅い、担当者の説明に不安が残る)などの不満を抱えている方も多いのではないでしょうか。
 
賃貸管理会社を変更したいと思っていても、「まず何から始めればよいのか分からない」と悩んでいるオーナー様の手助けになればと思い、今回は管理会社の変更方法についてご紹介したいと思います。

管理委託契約書の解約条文

賃貸管理は、大きく分けて2種類あります。
一つ目は、「家賃保証契約」または「サブリース契約」と呼ばれる特定賃貸借契約。この場合、サブリース会社は賃貸人兼管理会社となります。
二つ目は、「集金代行契約」と呼ばれる管理委託契約です。一般的に多くの方がイメージされる賃貸管理はこちらの契約形態になります。今回は、この管理委託契約をベースに解説していきます。
 
現在の管理会社(以下、現管理会社)との管理委託契約を解約するための第一歩は、管理委託契約書に明記された解約の条文を確認することです。まず、契約期間が定められた契約には必ず解約予告期間が定められており、解約の意思表示は書面にて行う必要があります。
管理委託契約の解約予告期間は一般的に3ヶ月前となりますが、管理会社様によっては6ヶ月前予告期間であったり、そもそも途中解約は出来なかったり、悪質な管理会社ともなると解約予告期間を守っていたとしても解約行為に対して違約金の設定がされている契約だったりすることもあります。
覚えておいていただきたいのは、仮に公序良俗に違反するような契約内容だったとしても、一度契約が締結されれば、法的には有効な契約であるという事実です。
注意したいのは、もしも高額な違約金が設定された契約だったとしても、管理会社の窓口の方に感情的に話をしないということです。管理会社の窓口の方も人ですから、お互いに感情的になっては契約書に書いてある通りですと話を聞いてもらえず状況が悪化する可能性が高くなってしまうでしょう。
仮に弁護士に委任し管理委託契約を解約できたとしても解約までに要する時間、弁護士費用などを考えますと費用対効果はかなり低くなってしまうので最終手段ぐらいに考えておいた方が無難です。
大切なのは、契約が有効ということを理解した上で、管理会社に対し違約金の減額などの条件緩和の交渉を粘り強く行うことです。

管理会社変更時の重要なポイント５つ

　　　　　　　　　　　　
管理委託契約の解約内容を確認後、オーナー様から現管理会社に対して解約の申し入れを行います。
その際、新しい管理会社(以下、新管理会社)の情報をお伝えしていただければ、通常は管理会社同士のやり取りに移行します。稀にオーナー様と現管理会社との関係性が悪く、あまり連絡をしたくないという方もいらっしゃいますが、その場合は新管理会社に対して賃貸管理の解約から引継ぎに関する一切を委任する旨の委任状を提出することで、新管理会社が代わりに諸々の対応を行うことも可能です。
現管理会社から賃貸管理の引継ぎについて承諾を得ましたら、現管理会社から賃貸借契約に関わる情報を共有していただけるようになります。その際の確認事項としては大きく分けて5つあります。
 

家賃及び管理費(共益費)の額

オーナー様が認識している家賃及び管理費(共益費)の額に誤りがないかを確認します。
 

賃貸借契約の期間

賃貸管理の変更時期に賃貸借契約の更新時期を迎えるかを確認します。
もし更新時期に重なる場合、更新業務を現管理会社と新管理会社のどちらが行うかを定めておく必要があります。
 

敷金等の預り金の有無と金額

敷金等の預り金がある場合、その額と預り金を誰が保有しているかを確認する必要があります。
現管理会社が敷金等の預り金を保有している場合、賃貸管理の解除時までに返還先の確認を行います。
預り金がオーナー様に継承される場合と新管理会社に継承される場合の2パターンがあるので、どちらになるかは新管理会社に確認しましょう。
 

保証会社の加入の有無と保証会社名

賃借人が保証会社に加入している場合、保証会社に管理会社変更の手続きを行います。
下記の3パターンいずれかに当てはまると、保証会社の中には管理会社の変更時に引き継げない場合があるので注意しましょう。
 
① 現管理会社のグループ企業の保証会社に加入している場合
② 新管理会社が対象となる保証会社の代理店登録をしていない、又は登録ができない場合
③ 保証会社の規定により管理会社が変更になる際には保証会社のサービスが消滅する場合
 
万が一、保証会社が引き継ぎできない場合、オーナー様の費用負担になりますが、入居中でも保証会社に加入することはできます。
 

賃借人の家賃の支払い方法(振込、口座振替、カード決済)

振込の場合、賃借人に対して家賃の振込口座の変更を通知します。
口座振替もしくはカード決済の場合、徴収された家賃の送金先の口座情報を新管理会社の口座に変更の手続きを行います。
口座振替やカード決済は、送金先の変更に金融機関が絡む都合上、お手続きは新管理会社が管理を開始する1ヶ月以上前でなければ間に合わないことがほとんどです。現管理会社との管理契約が管理解約通知後3ヶ月以内の即時解約となる場合でも、余裕をもって新管理会社に相談をしておきましょう。

現管理会社と新管理会社での管理についての引継ぎ業務が完了したら、新管理会社は賃借人に管理会社が変更される書面を通知し、管理開始日以降に居室の設備等に不具合が発生した際の窓口となる電話番号、家賃の支払い方法について案内をします。
空室の場合は、現管理会社から鍵を返却していただくだけになります。

まとめ

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
現在は、賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の施行に伴い、管理戸数200戸以上の管理会社は国土交通大臣への賃貸住宅管理業の登録が義務付けられています。また、登録された賃貸住宅管理業者がオーナー様と管理契約を結ぶ際には、重要事項の説明が必須です。
 
重要事項説明があることで、以前のようにオーナー様が管理委託契約の内容をちゃんと読んだことがなく内容が分からない、解約をしようと契約書を読んだ時に初めて違約金のことを知った、というような方は減っていくとは思いますが、どんな契約も始まりがあれば必ず終わりがあります。契約前に必ず解約の内容も確認しておくようにしましょう。
賃貸管理のことでお困りのことがありましたら、是非とも株式会社アーバンフォースをご検討ください。